Wieso laufen Dienstreisen bei unserer Firma so kompliziert ab?
Flüge, Mietwagen und Bahnreisen mit ÖBB oder der Deutschen Bahn werden auf Rechnung an die Firma geschickt und bezahlt.
Hotels und sonstige Sachen die sie benötigen müssen selbst vor Ort bezahlt werden und dann müssen die Rechnungen auf einer Reisekostenabrechnung angegeben werden, damit sie das Geld rückerstattet bekommen.
Das ist doch voll umständlich oder?
Der Mitarbeiter bezahlt, bringt die Rechnung mit und dann überweist die Firma das so.
Wieso zahlt nicht direkt alles die Firma?
Ist das normal so?
5 Antworten
Bei Hotels und "sonstigen Sachen" muss geprüft werden, ob die Rechnung erstattungsfähig ist, da Verpflegung z.b. nur zu einem gewissen Teil erstattet wird. Und neben dem Sprit für den Mietwagen der mitgekaufte Reiseführer vllt gar nicht erstattet wird.
Bei Flug und Mietwagen gibt es keine Varianz, bzw. werden die je nach Buchungssytem gar nicht vom Mitarbeiter selbst gebucht.
Und bei Hotel oder sonstiges steht ja vor dem Einsatz bei der Buchung nicht fest, ob nicht noch was dazukommt.
Ja das stimmt auch wieder.
Also gebucht wird so oder so alles von uns nur eben Hotels oder sonstige Kosten müssen sie über die Reisekostenabrechnung machen.
Wieso zahlt nicht direkt alles die Firma?
Das solltest Du mal in Deiner Firma fragen und nicht hier.
Ist das normal so?
Bei uns im Betrieb nicht.
Wenn ich auf ein Seminar gehe bucht der Betrieb den Mietwagen/Tickets, das Hotel und die Verpflegung.
Auf die Reisekostenabrechnung kommen dann höchstens noch die Parkgebühren und Tankkosten, falls man mit dem Leihwagen fährt. Das sind die einzigen Belege, die ich bisher einreichen musste
Ja buchen tun wir das auch.
Aber bei den Hotels läuft die Abrechnung anders ab.
Bei uns nicht. Ich musste noch nie die Hotelkosten vorstrecken.
Das geht deutlich einfacher, indem der Mitarbeiter der die Buchungen vor nimmt, dies mit der Firmenkreditkarte bezahlt.
Die Reisekostenabrechnung beinhaltet dann nur noch die Verpflegungsmehraufwendungen und sonstige Kosten die der Mitarbeiter evtl. ausgelegt hat, wie z.B. Taxifahrt.
Das Ding ist aber wir machen die Buchungen für die Mitarbeiter, also geht das immer über 100 Ecken.
Ist bei uns (ÖD) leider auch so. Ich finde es eine Sauerei, denn der einzige der davon profitiert ist der Arbeitgeber durch den Zinsvorteil.
Zudem kommt, dass ich als Arbeitnehmer dann immer in der Begründungspflicht bin. Warum kostete das Zimmer mehr als 110€? Gab es nichts günstigeres? War Messezeit? Etc. pp.
Wir buchen die Zimmer für die Mitarbeiter. Also geht das immer über 100 Ecken.
Wir buchen alles, schicken es dem Mitarbeiter, der geht dann auf Dienstreise, kommt mit der Rechnung des Hotels die er bereits bezahlt hat, gibt diese bei der Reisekostenabrechnung an, und diese Reisekostenabrechnung bearbeitet eine andere Person, nicht wir. Also alles verwirrend. Das ist nur bei Hotels und sonstiges Kosten so.
Bei Flüge, Mietwagen, Bahn etc. bezahlt direkt die Firma die Rechnung.
Die Vorgehensweise ist nicht ungewöhnlich, wird in vielen Firmen so gemacht. Vom Grundsatz muss ich alles vorstrecken und da können erhebliche Summen zusammen kommen.
Also letztlich gewährt sich die Firma ein paar Wochen Zahlungsfrist auf Kosten des Mitarbeiters.
Nach einem Wechsel der Abteilung mussten wir diverse Fortbildungen besuchen. Hotel vorgeschrieben und vorgebucht; muss nur selbst bezahlt werden. Kollege wollte alle Kurs relativ schnell hinter sich bringen. In einem Monat Hotelkosten 1.600 Euro. Einreichung erst nach Ablauf des Monats. Bearbeitungsdauer noch mal drei Wochen, dann Rückfrage bzgl. Belege, dann nach zwei Wochen Geld.
Insgesamt über zwei Monate Zahlungsaufschub für den Arbeitgeber.
Das ist doch voll umständlich oder?
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Ist das normal so?
Das ist normal so, das mache ich seit Jahren auf diese Art und Weise und das geht in der Regel auch recht fix, wenn man Übung hat.
Hotels kann man oft nicht anders bezahlen, die meisten wollen es nun mal direkt vor Ort bezahlt haben.
Ok ja das macht Sinn. Mich hat das immer nur gewundert. Wir machen nur die Buchungen für die Mitarbeiter, Reisekostenabrechnung macht jemand anderes.
Neue Mitarbeiter fragen dann oft nach wie das abläuft und kommen nicht mit.
Wir buchen alles für die Mitarbeiter.